10. Overzicht overhead

10.2 Organisatie daadkrachtig, wendbaar

Voortgang

Stand van zaken

Voortgang beleid per meerjarendoel

Financiële stand van zaken

In deze paragraaf presenteren wij het overzicht van baten en lasten voor dit beleidsdoel en lichten wij de wijzigingen van de begroting toe.

Overzicht van baten en lasten

Toelichting bijstellingen

In 2023 is gestart met het project om het Netwerk te vervangen. De Europese aanbesteding voor het verkrijgen van een NIAAS is 5 jaar geleden middels een contract gegund. Er is destijds alleen exploitatiegeld beschikbaar gesteld voor de productieperiode en geen rekening gehouden met een nieuwe aanbesteding. We hebben voor dit specialistische vakgebied maar beperkt kennis in huis en zullen daarvoor externe kennis moeten inhuren. Ook zijn er kosten verbonden aan het afscheid nemen van de oude leverancier. In totaal bedragen de projectkosten € 267.000 waarvan wordt voorgesteld om dit te dekken uit de algemene middelen.

Eind 2022 heeft de gunning van de aanbesteding plaatsgevonden van het financieel- en ERP-systeem (Enterprise resource planning). De aanbesteding is hoger uitgevallen dan vooraf was voorzien.
Voor de vervanging van het financieel systeem was in de programmabegroting een krediet begroot van 1,9 mln. waarbij we er net als bij het huidige systeem vanuit zijn gegaan dat de investering in 5 jaar zal worden afgeschreven. Daar de vervanging een SAAS oplossing is geworden kan de investering conform het BBV niet worden geactiveerd. Deze stelselwijziging betreft een technische begrotingsexercitie. Omdat de aanbesteding hoger is uitgevallen is besloten om de extra uitgaven te dekken binnen de bestaande budgetten van bedrijfsvoering. Bij nader inzien is dit echter niet mogelijk gebleken.
Eind vorig jaar is er gestart met de implementatie van het nieuwe financiële systeem (SAP S4 HANA). Doelstelling is om dit systeem per 1 januari 2024 operationeel te hebben. De kosten die gepaard gaan met de aanschaf en implementatie van het nieuwe systeem bedragen in 2023 € 2,466 mln. Hiervan wordt € 1,43 mln. gedekt binnen de begroting van bedrijfsvoering. Deze dekking is verwerkt onder Beleidsdoel 10.2 'Organisatie daadkrachtig, wendbaar'. Daarnaast wordt binnen beleidsdoel 10.1 'Financiën en bedrijfsvoering is sterk' een klein deel gedekt door middel van vrijval van kapitaallasten ICT.
Voor het restant bedrag van € 834.000 stellen we voor om dit te dekken uit de algemene middelen. De structurele verwerking (2024 en verder) is meegenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

De krapte op de arbeidsmarkt is enorm. Het aanbod van arbeidspotentieel is dus beperkt en tegelijkertijd is de organisatie gegroeid. Als werkgever moeten we dus nog meer moeite doen om ons als aantrekkelijk werkgever te presenteren en geschikte kandidaten te vinden. Het belang voor de organisatie voor zichtbaarheid op en brede benadering van de arbeidsmarkt is belangrijk. We moeten inzetten op jobmarketing, Linkedin pagina’s, arbeidsmarktanalyse, plaatsingen op social media etc. Stuk voor stuk tools waar abonnementen op zitten. De flexmarkt wordt zo breed mogelijk benaderd door Flextender in te zetten zodat we onze flexibele schil kunnen waarborgen. Een DAS-aanbestedingssysteem is ook een wettelijke verplichting. Gevraagd wordt om in 2023 € 300.000 te dekken uit de algemene middelen. In de Kaderbrief 2024-2027 is het structurele effect vanaf 2024 meegenomen.

In 2023 lopen er vanwege een toenemende behoefte aan instroom van jongeren in plaats van twee, nu drie traineeprogramma’s binnen de provincie. Vanwege een extra traineeprogramma zijn er aanvullende programmakosten voor de extra trainingen en voor het ontwikkelprogramma. In totaal gaat het om een bedrag van € 135.000 wat ten laste komt van de algemene middelen. Een bedrag van € 60.000 is vanaf 2024 structureel meegenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

De bijstelling van de huurinkomsten bedraagt vanaf 2023 structureel € 21.000 voordelig. Dit heeft een aantal oorzaken:
- per 1 juli 2023 verhuren wij verdieping 2, 5 en 6 aan de gemeente Utrecht in verband met de opvang van vluchtelingen. Dit levert in 2023 huurinkomsten op voor een halfjaar van € 302.000 en vanaf 2024 structureel € 605.000 per jaar.
- tegelijkertijd is er per 1 juli 2023 sprake van leegstand van verdieping 8, 11 en 12 omdat huurcontracten niet zijn verlengd. Deze verdiepingen blijven in ieder geval tot 1 juli 2025 beschikbaar voor de provincie en komen daarna weer voor verhuur in aanmerking. Hierdoor dalen de huurinkomsten voor een halfjaar in 2023 met € 295.000 en in 2024 en 2025 met € 589.000.
- deze ontwikkelingen zorgen voor een toename van de huurinkomsten met € 8.000 in 2023 en met € 14.000 in 2024 en 2025. Vanaf 2026 stijgen de huurinkomsten structureel met € 618.000. Dit is verwerkt in Programma 10 en komt ten gunste komt aan de algemene middelen.
- daarnaast zijn de huurinkomsten Paushuize bijgesteld. Vanwege indexatie leidt de bijstelling tot een voordelig effect van € 14.000 in Programma 9, wat eveneens ten gunste komt aan de algemene middelen.

De servicekosten die verband houden met de opvang van vluchtelingen in het Provinciehuis kunnen, zoals contractueel is vastgelegd, worden doorbelast aan de gemeente Utrecht. Voor 2023 gaat het om een bedrag van in totaal € 1,4 mln.

Voor diverse ICT toepassingen en projecten wordt in 2023 incidenteel geld gevraagd. Het gaat onder andere om implementatie smartlockers, ondertekendienst, autenticatie, Iban check en Single Digital Gateway (SDG). De SDG geeft burgers en bedrijven makkelijk toegang tot digitale overheidsdienstverlening in de Europese Unie. In totaal gaat het om een bedrag van € 80.000. Voorgesteld wordt om dit te dekken uit de algemene middelen.

De provincie koopt samen met 7 andere provincies centraal in middels een gezamenlijk contract. De prijzen in dit zakelijke energiecontract worden bepaald middels een zogenaamde ‘klikstrategie’. Dit houdt in dat iedere dag op het meeste gunstige moment van de dag de prijs wordt ‘vastgeklikt’. Het gemiddelde van deze gezamenlijke dagprijzen van het gehele jaar vormen de prijs voor energie voor het jaar erop. Dit betekent dat de energieprijzen met een grote vertraging pas worden doorberekend aan de Provincie Utrecht.
De prijs voor gas is ten opzichte van vorig jaar verdubbeld en de prijs voor elektra zelfs ruim verdrievoudigd. Wij hebben deze nieuwe prijzen pas in het lopende jaar (2023) ontvangen. Voor onze (kantoor)panden heeft de stijging een groot effect. In 2022 bedroegen de totale energielasten voor onze panden € 1,14 mln. Op basis van de huidige prijzen en een gelijk verbruik als in 2022, is de verwachting dat de energielasten stijgen naar € 3,9 mln. Het beschikbare budget bedraagt € 769.000 en dient derhalve te worden opgehoogd met € 3,135 mln. Hiervan komt een bedrag van € 2,9 mln. ten laste van Programma 10 Overhead, een bedrag van € 139.000 ten laste van Programma 9 Bestuur en een bedrag van € 73.000 ten laste van Programma 5 Bereikbaarheid.
Deze ophogingen zijn niet binnen de bestaande budgetten op te vangen. We stellen daarom voor om dit te dekken uit de Algemene middelen. We gaan in overleg met de contractbeheerder en leverancier om voortaan beter/ sneller op de hoogte te worden gebracht zodat we de eigen organisatie als de huurders tijdig(er) kunnen informeren.

Doordat we meer hybride zijn gaan werken en vergaderen is meer ondersteuning nodig op deze systemen. We vragen 1 fte medewerker AV-middelen aan.
Door de extra taken die vanuit het rijk aan de provincies worden gevraagd, de rol die concernmanagers en teamleiders daarin spelen, en de toename van teams is de vraag naar secretariële ondersteuning toegenomen.
We vragen nu een uitbreiding aan van 2 fte als eerste fase om deze ondersteuning te versterken.
De receptie die zowel onze bezoekers als ook onze interne medewerkers moet ondersteuning is onderbemand. We vragen 1 extra fte.
De structurele lasten van deze fte's zijn verwerkt in de Kaderbrief.

4 fte data-onderbouwd beleid (halfjaar in 2023, voor 2024 meegenomen in Kaderbrief 2024-2027)
Ondanks alle activiteiten en resultaten van de afgelopen jaren moeten er nog aanzienlijke stappen gezet worden om optimaal, professioneel en structureel data te kunnen benutten. Belangrijk onderdeel hierin is het analyseren en interpreteren van data en het adviseren en ondersteunen van collega’s die werken aan de verschillende maatschappelijke opgaven. We zetten ons in om de maatschappelijke meerwaarde van data te versterken, datavolwassenheid van de domeinen te vergroten en mede de randvoorwaarden/data-organisatie op orde te brengen.  
Naast het technisch mogelijk maken van data-oplossingen, is het van belang om op een verantwoorde en professionele manier de meerwaarde van data daadwerkelijk te benutten. Dat vraagt om analyse en om een faciliterende brugfunctie tussen maatschappelijke opgaven en techniek. Omdat de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering elkaar snel opvolgen en naar verwachting blijven voortduren, is structurele aandacht hiervoor nodig.

2 fte voor het beheer van applicaties en systemen (na einde project)
Vanuit de changeprocessen worden in 2023 diverse projecten opgeleverd en in beheer genomen. Op dit moment is er onvoldoende personeel aanwezig om de applicatie in beheer te nemen, terwijl de vraag er vanuit de organisatie wel ligt. Door middel van deze aanvraag bouwen we meer flexibiliteit in bij de beheersorganisatie zodat we kunnen voldoen aan goed functionerende IT-services. In de loop van 2023 bekijken we hoe dit structureel kan worden geborgd.

0,8 fte Inzet Welkom programma 2023
Het voorgaande welkomstprogramma is bij de start van de coronapandemie vrijwel stil komen te vallen. Vervolgens is er tijdelijk (beleids)capaciteit vrij gemaakt om het programma weer opnieuw vorm te geven. Dit betreft inmiddels een eerstedag programma, de ambtseed en de bustour. Nu het programma is opgezet en in de uitvoering is gegaan, vraagt dit uitvoeringscapaciteit. Deze kosten betreffen een projectmedewerker voor 0,8 fte voor de reguliere uitvoering van dit programma voor 2023. In de loop van 2023 bezien we hoe dit structureel kan worden geborgd.  

Arbeidsmarkt
Vanwege schaarste op de arbeidsmarkt en de vergrijzing is er in 2023 extra jong talent en potentieel aan genomen. In 2023 lopen er in plaats van regulier twee, nu drie traineeprogramma’s binnen onze organisatie. Een extra inzet is nodig om dit programma te realiseren. Het uitvoeren en ondersteunen van programma’s zoals het traineeprogramma is van groot belang voor het werven van jong en talentvol personeel. Er volgt een plan van aanpak over hoe deze uitvoering en ondersteuning structureel te beleggen.

1 fte Coördinator subsidies
Het team subsidies heeft geen formatie voor een coördinator. Door de groei van het aantal subsidie aanvragen en daarmee samenhangend de groei van het team, is een coördinator nodig. De coördinator heeft als belangrijkste taken: de operationele/ inhoudelijke aansturing van het team, monitoren van de doelstellingen, capaciteitsplanning, werkverdeling en het optimaliseren van processen.

Als gevolg van de huidige prijsstijgingen (CBS-indexeringscijfer) dienen diverse budgetten van ICT gerelateerde middelen te worden bijgesteld. De effecten voor 2023 zijn verwerkt in deze Zomernota en komen ten laste van de algemene middelen. De structurele effecten voor 2024 en verder, zijn opgenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

De kapitaallasten van de investering in hybride werken wordt in 2023 incidenteel gedekt uit het budget van Facilitair en structureel binnen bestaande overhead-budgetten opgevangen.

In het tweede halfjaar van 2023 is er ondersteuning nodig voor de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC), zodat de huidige kwaliteit van onze AO/IC geborgd blijft. Naar verwachting is er € 50.000 nodig, onder andere voor het inzetten van juiste kennis en voldoende capaciteit. Ook wordt extra budget gevraagd voor adviesdiensten omtrent fiscaliteit en treasury, mede vanwege het nieuw op te stellen treasurystatuutde toegenomen complexe vragen in lopende opgaven. Het gaat hierbij om een structureel bedrag van € 75.000. Voorgesteld wordt om de € 125.000 te dekken uit de algemene middelen.

De bedragen voor de Woo zijn via de meicirculaire en septembercirculaire 2021 toegevoegd aan de algemene middelen, conform de verslaggevingsregels. In de huidige begroting zijn de bijbehorende lastenbudgetten echter nog niet opgenomen. Door middel van deze begrotingswijziging wordt deze boeking geëffectueerd en wordt er een budget beschikbaar gesteld van € 614.000. Het voorstel is om € 168.000 te dekken uit de saldireserve en het restant van € 446.000 ten laste te brengen van de algemene middelen. Voor de meerjarige effecten ná 2023 zal via de Begroting 2024-2028 een voorstel worden gedaan.

Deze begrotingswijziging heeft betrekking op de aanpassingen in de Slotwijziging 2022 met financiële effecten voor de begroting 2023 en volgende jaren.

Het Rijk stelt middelen beschikbaar voor de uitvoering van het Klimaatakkoord de zogenaamde CDOKE-gelden. Doel van het klimaatakkoord is de reductie van broeikasgassen. De middelen worden als een brede doeluitkering (BDU) uitgekeerd. De middelen zijn bedoeld om gemeenten en provincies gelegen in Nederland in staat te stellen voldoende arbeidskrachten in te huren zodat zij het klimaat- en energiebeleid kunnen uitvoeren. Er zijn nu middelen beschikbaar gesteld voor 2023, 2024 en 2025. Voor 2023 is voor de provincie Utrecht een bedrag van € 1.325.000 beschikbaar. Op basis van de omvang van de programma's wordt dit bedrag op de volgende manier ingezet: energietransitie € 755.250 , duurzame mobiliteit € 357.750 en Klimaat Centraal (klimaatmitigatie) € 216.000.   
Voor de energietransitie wordt 5 fte ingezet. Per fte wordt € 15.000 Bedrijfsvoeringsbudget (BRU) opgenomen bij Programma 10.2 (€ 75.000 in totaal).

Financieel meerjarenoverzicht