10. Overzicht overhead

10.1 Financiën en bedrijfsvoering is sterk

Voortgang

Stand van zaken

Voortgang beleid per meerjarendoel

Financiële stand van zaken

In deze paragraaf presenteren wij het overzicht van baten en lasten voor dit beleidsdoel en lichten wij de wijzigingen van de begroting toe.

Overzicht van baten en lasten

Toelichting bijstellingen

De aanbesteding antenne voor het DAS gebouw heeft een nadelig effect van € 30.000 als gevolg van een prijsverschil tussen de oude en nieuwe leverancier. Dit kan niet binnen het huidige exploitatiebudget worden opgevangen. Voorgesteld wordt om dit te dekken uit de algemene middelen.

Eind 2022 heeft de gunning van de aanbesteding plaatsgevonden van het financieel- en ERP-systeem (Enterprise resource planning). De aanbesteding is hoger uitgevallen dan vooraf was voorzien.
Voor de vervanging van het financieel systeem was in de programmabegroting een krediet begroot van 1,9 mln. waarbij we er net als bij het huidige systeem vanuit zijn gegaan dat de investering in 5 jaar zal worden afgeschreven. Daar de vervanging een SAAS oplossing is geworden kan de investering conform het BBV niet worden geactiveerd. Deze stelselwijziging betreft een technische begrotingsexercitie. Omdat de aanbesteding hoger is uitgevallen is besloten om de extra uitgaven te dekken binnen de bestaande budgetten van bedrijfsvoering. Bij nader inzien is dit echter niet mogelijk gebleken.
Eind vorig jaar is er gestart met de implementatie van het nieuwe financiële systeem (SAP S4 HANA). Doelstelling is om dit systeem per 1 januari 2024 operationeel te hebben. De kosten die gepaard gaan met de aanschaf en implementatie van het nieuwe systeem bedragen in 2023 € 2,466 mln. Hiervan wordt € 1,43 mln. gedekt binnen de begroting van bedrijfsvoering. Deze dekking is verwerkt onder Beleidsdoel 10.2 'Organisatie daadkrachtig, wendbaar'. Daarnaast wordt binnen beleidsdoel 10.1 'Financiën en bedrijfsvoering is sterk' een klein deel gedekt door middel van vrijval van kapitaallasten ICT.
Voor het restant bedrag van € 834.000 stellen we voor om dit te dekken uit de algemene middelen. De structurele verwerking (2024 en verder) is meegenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

De aanschaf van het nieuwe financieel ERP-systeem leidt voor de IEA-afdeling (Informatievoorziening en Automatisering) tot hogere beheer- en onderhoudskosten van software. Ook maken licentiekosten onderdeel uit van de aanschaf van het nieuwe financieel ERP-systeem. Voorgesteld wordt om € 326.000 te dekken vanuit de algemene middelen. De structurele effecten voor 2024 en verder zijn verwerkt in de Kaderbrief 2024-2027.

Bij vaststelling van de jaarstukken 2022 door Provinciale Staten is ook ingestemd met de overheveling van budget uit 2023 naar toekomstige jaren (bestemmingsvoorstellen).

In de projectbegroting van enkele ICT-gerelateerde projecten is onvoldoende ruimte binnen de bestaande exploitatiebudgetten om het beheer op een professionele en adequate wijze in te richten. Hierbij valt te denken aan support, onderhoud en licentiekosten van onder andere nieuwe applicaties en systemen binnen de provincie.

Per 1 januari 2023 is het nieuwe subsidiesysteem live gegaan en is tegelijkertijd de nazorgfase voor dit systeem gestart. Dit betekent dat de laatste puntjes op de I gezet worden en de implementatie afgerond wordt om alle subsidieregelingen en fasen van het subsidieproces goed werkend te krijgen, zodat het gehele subsidieproces door het nieuwe systeem ondersteund wordt. Om de implementatie af te kunnen ronden, wordt onder andere specialistische expertise vanuit SAP ingezet waarvoor een budget nodig van € 250.000. Deze werkzaamheden zullen in de eerste helft van 2023 plaats vinden.

Binnen het team subsidies beschikken we op dit moment over een beperkte formatie die herijkt zal worden na afronding van de implementatie van het nieuwe subsidiesysteem. Om achterstanden zoveel mogelijk te voorkomen en de doelstellingen ten aanzien van doorlooptijd en kwaliteit te kunnen behalen, zetten we hiervoor extra subsidiebehandelaren in. In 2023 is hiervoor een bedrag nodig van € 900.000. Daarbij speelt tevens mee dat we voorzien dat tijdig gekwalificeerde behandelaren beschikbaar dienen te zijn, gezien de extra middelen vanuit het Nationaal Programma Landelijk Gebied (dekking NLPG) welke deels via subsidies moeten worden weggezet.
Gedurende de implementatie van het nieuwe subsidiesysteem in 2022 zijn de contractonderhandelingen gestart over hosting en beheer. Deze onderhandeling heeft tot gevolg dat de kosten voor het beheer van het systeem hoger zijn uitgevallen ten opzichte wat er in de Kadernota 2023-2026 is aangevraagd De daadwerkelijke kosten blijken € 43.000 hoger uit te vallen dan initieel ingeschat. In de Kaderbrief 2024-2027 is het structurele effect vanaf 2024 meegenomen.

Doordat we meer hybride zijn gaan werken en vergaderen is meer ondersteuning nodig op deze systemen. We vragen 1 fte medewerker AV-middelen aan.
Door de extra taken die vanuit het rijk aan de provincies worden gevraagd, de rol die concernmanagers en teamleiders daarin spelen, en de toename van teams is de vraag naar secretariële ondersteuning toegenomen.
We vragen nu een uitbreiding aan van 2 fte als eerste fase om deze ondersteuning te versterken.
De receptie die zowel onze bezoekers als ook onze interne medewerkers moet ondersteuning is onderbemand. We vragen 1 extra fte.
De structurele lasten van deze fte's zijn verwerkt in de Kaderbrief.

4 fte data-onderbouwd beleid (halfjaar in 2023, voor 2024 meegenomen in Kaderbrief 2024-2027)
Ondanks alle activiteiten en resultaten van de afgelopen jaren moeten er nog aanzienlijke stappen gezet worden om optimaal, professioneel en structureel data te kunnen benutten. Belangrijk onderdeel hierin is het analyseren en interpreteren van data en het adviseren en ondersteunen van collega’s die werken aan de verschillende maatschappelijke opgaven. We zetten ons in om de maatschappelijke meerwaarde van data te versterken, datavolwassenheid van de domeinen te vergroten en mede de randvoorwaarden/data-organisatie op orde te brengen.  
Naast het technisch mogelijk maken van data-oplossingen, is het van belang om op een verantwoorde en professionele manier de meerwaarde van data daadwerkelijk te benutten. Dat vraagt om analyse en om een faciliterende brugfunctie tussen maatschappelijke opgaven en techniek. Omdat de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering elkaar snel opvolgen en naar verwachting blijven voortduren, is structurele aandacht hiervoor nodig.

2 fte voor het beheer van applicaties en systemen (na einde project)
Vanuit de changeprocessen worden in 2023 diverse projecten opgeleverd en in beheer genomen. Op dit moment is er onvoldoende personeel aanwezig om de applicatie in beheer te nemen, terwijl de vraag er vanuit de organisatie wel ligt. Door middel van deze aanvraag bouwen we meer flexibiliteit in bij de beheersorganisatie zodat we kunnen voldoen aan goed functionerende IT-services. In de loop van 2023 bekijken we hoe dit structureel kan worden geborgd.

0,8 fte Inzet Welkom programma 2023
Het voorgaande welkomstprogramma is bij de start van de coronapandemie vrijwel stil komen te vallen. Vervolgens is er tijdelijk (beleids)capaciteit vrij gemaakt om het programma weer opnieuw vorm te geven. Dit betreft inmiddels een eerstedag programma, de ambtseed en de bustour. Nu het programma is opgezet en in de uitvoering is gegaan, vraagt dit uitvoeringscapaciteit. Deze kosten betreffen een projectmedewerker voor 0,8 fte voor de reguliere uitvoering van dit programma voor 2023. In de loop van 2023 bezien we hoe dit structureel kan worden geborgd.  

Arbeidsmarkt
Vanwege schaarste op de arbeidsmarkt en de vergrijzing is er in 2023 extra jong talent en potentieel aan genomen. In 2023 lopen er in plaats van regulier twee, nu drie traineeprogramma’s binnen onze organisatie. Een extra inzet is nodig om dit programma te realiseren. Het uitvoeren en ondersteunen van programma’s zoals het traineeprogramma is van groot belang voor het werven van jong en talentvol personeel. Er volgt een plan van aanpak over hoe deze uitvoering en ondersteuning structureel te beleggen.

1 fte Coördinator subsidies
Het team subsidies heeft geen formatie voor een coördinator. Door de groei van het aantal subsidie aanvragen en daarmee samenhangend de groei van het team, is een coördinator nodig. De coördinator heeft als belangrijkste taken: de operationele/ inhoudelijke aansturing van het team, monitoren van de doelstellingen, capaciteitsplanning, werkverdeling en het optimaliseren van processen.

Als gevolg van de huidige prijsstijgingen (CBS-indexeringscijfer) dienen diverse budgetten van ICT gerelateerde middelen te worden bijgesteld. De effecten voor 2023 zijn verwerkt in deze Zomernota en komen ten laste van de algemene middelen. De structurele effecten voor 2024 en verder, zijn opgenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

Deze begrotingswijziging heeft betrekking op de aanpassingen in de Slotwijziging 2022 met financiële effecten voor de begroting 2023 en volgende jaren.

Het aantal gebruikers waarvoor een licentie Microfocus (op de laptop) noodzakelijk is, is de afgelopen jaren opgelopen. Bij een audit is gebleken dat er een verschil is ontstaan van 200 licenties tussen daadwerkelijk gebruikte en beschikbare licenties voor de Acces Manager (Authenticatie software per gebruiker). Om het huidige aantal licenties uit te breiden en op peil te houden, vragen wij bij deze Zomernota de ontbrekende middelen aan.

In 2023 starten we onder andere met een pilot van het Dark Trace systeem om cyberaanvallen, waaronder ransomware en email-phising, te voorkomen, dan wel te onderbreken. Daarnaast zetten we in op het algeheel versterken van onze cyberweerbaarheid. In 2023 gaat het om een bedrag van € 110.000. In de decembercirculaire 2022 van het provinciefonds is eenmalig een bedrag beschikbaar gesteld van € 67.000 voor de provincie Utrecht. Met deze extra middelen wordt beoogd om alle provincies op het certificeerbaar ISO 27001 niveau te brengen. Bij de bestemmingsvoorstellen van de Jaarstukken 2022 zijn deze middelen overgeheveld naar 2023. Van het restant benodigd budget van € 43.000 wordt voorgesteld om dit te dekken vanuit de algemene middelen. De structurele effecten zijn meegenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

Ten behoeve van onder andere de AWB commissie is een zaaksysteem nodig waar in een beveiligde omgeving documenten met meerdere personen, ook buiten de provincie, kunnen worden gedeeld. De huidige tool biedt onvoldoende beveiliging en moet daarom vervangen worden. De meerkosten van het nieuwe zaaksysteem zijn opgenomen. Het zaaksysteem kan in meerdere situaties worden gebruikt, waarin documenten in een beveiligde omgeving ook met externen moeten worden gedeeld.
In totaal is er in 2023 een bedrag nodig van € 158.500, waarvan wordt voorgesteld om het te dekken uit de algemene middelen. De structurele effecten van de hosting- en licentiekosten ad € 65.500 zijn meegenomen in de Kaderbrief 2024-2027.

Financieel meerjarenoverzicht